Паперова трудова книжка поступово відходить у минуле, поступаючись місцем надійним цифровим технологіям. З 10 червня 2021 року головним документом обліку трудових відносин в Україні є Реєстр застрахованих осіб Пенсійного фонду. Аби процес переходу був максимально комфортним для мешканців регіону, Головне управління Пенсійного фонду України в Сумській області розгорнуло масштабну інформаційну кампанію та створило додаткові інструменти підтримки громадян.

Фахівці Сумського управління ПФУ підготували вичерпне роз’яснення: що таке електронна трудова книжка (ЕТК), як не втратити роки стажу та що потрібно зробити кожному українцю просто зараз.

Чотири кроки до збереження стажу: чекліст від ПФУ

Щоб бути впевненим у своєму пенсійному майбутньому, достатньо зайти на вебпортал електронних послуг (portal.pfu.gov.ua) або у мобільний застосунок «Пенсійний фонд» та виконати чотири прості дії:

Перевірте наявний загальний стаж. В особистому кабінеті у розділі «Страхові дані, наявні в РЗО» або у «Витягу з РЗО» відображається кількість років, місяців і днів вашого підтвердженого стажу. Якщо там вказано стаж лише після 2004 року, панікувати не варто — достатньо завантажити сканкопії паперової трудової, і система «доплюсує» ці роки.
Проконтролюйте сплату внесків роботодавцем. У розділі «Моя заробітна плата» відображаються суми, з яких нараховано ЄСВ. Якщо в період офіційної роботи стоїть «0 днів», це привід терміново звернутися до роботодавця. Навіть наявність запису в книжці не гарантує стажу після 2004 року, якщо не було сплачено внесок.
Звірте записи. У вкладці «Дані ЕТК» порівняйте електронні записи з вашим паперовим оригіналом. Якщо чогось не вистачає або є помилка — надішліть скани через меню «Відомості про трудові відносини».
Подайте сканкопії. Це критично важливо для тих, хто почав працювати до 2004 року, адже саме цей період доводиться паперовими документами.

«Радимо перевірити свій страховий стаж та подати сканкопії документів уже зараз, поки підприємства ще існують і їхні архіви доступні. Це дозволить заздалегідь виявити можливі неточності та гарантовано зберегти всі роки вашої праці», – зазначають у Головному управлінні ПФУ в Сумській області.

Окрім трудової книжки, стаж до 2004 року можна підтвердити дипломом про освіту (навчання), свідоцтвом про народження дитини (період декрету) та військовим квитком.

Як правильно подати документи онлайн?

Процес оцифрування максимально спрощено. Вам знадобляться кольорові фото або скани всіх заповнених сторінок трудової книжки (включно з титульною) у хронологічному порядку. Формат файлів — PDF або JPEG, розмір кожного не має перевищувати 1 Мб.

Авторизуватись на порталі можна через Дія.Підпис, Bank ID (ПриватБанк, Монобанк, Ощадбанк тощо) або за допомогою КЕП. Далі у розділі «Комунікації з ПФУ» треба обрати «Відомості про трудові відносини», заповнити дані, дати згоду на обробку персональних даних, прикріпити файли та підписати заявку електронним підписом. Детальна відеоінструкція доступна за посиланням: https://youtu.be/F9Ecj4CGuxo?si=E995sTPO7fK4eWZi.

«Через великий наплив заявок орієнтовний час очікування опрацювання документів складає 1,5–2 місяці. Проте хвилюватися не варто: Пенсійний фонд зобов’язаний прийняти й обробити документи у будь-який час, навіть після офіційного терміну 10 червня 2026 року (який наразі ініціюється до продовження)», – наголошують фахівці управління.

Статус розгляду зручно відстежувати у розділі «Мої звернення». Після опрацювання результати з’являться у вкладці «Відцифрована ЕТК» та у загальному страховому стажі. Також можна сформувати електронний документ «Витяг з РЗО» у відповідному меню комунікацій з фондом.

Відповіді на найпоширеніші питання

Що робити пенсіонерам? Нічого. Якщо людина вже вийшла на пенсію, її трудова книжка була оцифрована під час оформлення виплат.
Чому немає даних за 80-ті чи 90-ті? Дані в реєстрі накопичуються з 2000 року. Більш ранні періоди потрібно вносити вручну шляхом подачі сканів.
Чи діє ще паперова книжка? Так, але з 10 червня 2021 року вона лише дублює інформацію з реєстру.
Чи зараховується стаж роботи в Росії? Ні. На сьогодні між країнами немає угоди про взаємозалік стажу, тому ці періоди для розрахунку пенсії не враховуються.

Сумське управління ПФУ завжди на зв’язку

Розуміючи, що процес діджиталізації може викликати питання у громадян, керівництво Головного управління ПФУ в Сумській області запровадило додатковий сервіс підтримки.

«Для максимальної зручності мешканців Сумщини ми створили спеціальні телефонні гарячі лінії виключно за тематикою “Оцифрування трудових книжок”. Наші спеціалісти готові надати кваліфікований супровід та допомогти швидко вирішити будь-які технічні чи організаційні питання», – повідомляють у відомстві.

Контакти спеціальних гарячих ліній ПФУ Сумщини: